Conforme a lo dispuesto en la Constitución Política, la ley 1581 de 2012 (Habeas Data), su decreto reglamentario 1377 de 2013 y demás disposiciones y normas complementarias, SINERGIA QUIMICA SAS., desarrolla y adopta la presente política para el tratamiento de datos personales, respecto a la recolección, almacenamiento, uso, circulación, rectificación, supresión y demás actividades que constituyan tratamiento de datos personales, protegiendo así el derecho a la privacidad, intimidad personal, familiar y el buen nombre. De esta manera SINERGIA QUIMICA SAS., manifiesta que toda actividad que requiera la recolección y almacenamiento de datos, se desarrollarán bajo los principios de legalidad, confidencialidad, veracidad, transparencia, seguridad y acceso y circulación restringida. Todas las personas que en algún momento, en desarrollo de diferentes actividades contractuales, comerciales, informativas, entre otras, nos hayan suministrado datos personales o cualquier tipo de información personal, podrán conocer, actualizar y ratificar la información que SINERGIA QUIMICA SAS., haya recogido sobre ellas en bases de datos o archivos. La información se entrega o registra de manera libre y voluntaria. I. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN SINERGIA QUIMICA SAS., es una empresa ubicada en la ciudad de Ibagué que se dedica principalmente a la comercialización de materias primas para la elaboración de pinturas. Dirección: Carrera 4 C No. 30-10 Ibagué-Tolima. Teléfono de Contacto: 2 70 03 05 extensión 101 Correo Electrónico: abarrios@sinergiaq.com II. DEFINICIONES Para efectos de la aplicación de la presente política y acorde a la normatividad legal vigente en la materia, se tendrán en cuenta las siguientes definiciones: a) Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales. b) Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento. c) Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. d) Dato Público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva. e) Datos sensibles: Aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos. f) Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento. g) Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos. h) Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento. i) Transferencia de datos: Tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país. j) Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable. k) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión. III. DERECHOS DEL TITULAR DE LOS DATOS PERSONALES Conforme a la normatividad legal vigente, el titular de la información tendrá los siguientes derechos: a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento de los datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado. b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento. Pese a lo anterior, la autorización no será necesaria cuando: La información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial; datos de naturaleza pública; casos de urgencia médica o sanitaria; tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos y datos relacionados con el Registro Civil de las Personas. c) Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales. d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a la ley de habeas data (ley 1258 de 2012). e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías. f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento. IV. DERECHOS DE LOS NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES SINERGIA QUIMICA SAS., protege de manera especial los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes, razón por la cual queda prohibido el Tratamiento de sus datos personales, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública y cuando dicho Tratamiento cumpla los siguientes requisitos: a) Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes. b) Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales. Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal del niño, niña o adolescente otorgará la autorización previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto. La familia y la sociedad deben velar porque los responsables y encargados del tratamiento de los datos personales de los menores de edad cumplan las obligaciones establecidas en la Ley 1581 de 2012 y el presente decreto. Es tarea del Estado y las entidades educativas de todo tipo proveer información y capacitar a los representantes legales y tutores sobre los eventuales riesgos a los que se enfrentan los niños, niñas y adolescentes respecto del Tratamiento indebido de sus datos personales, y proveer de conocimiento acerca del uso responsable y seguro por parte de niños, niñas y adolescentes de sus datos personales, su derecho a la privacidad y protección de su información personal y la de los demás. V. SOLICITUD DE AUTORIZACIÓN AL TITULAR DE LOS DATOS Con antelación y/o al momento de efectuar la recolección de la información o datos personales, SINERGIA QUIMICA SAS., realizará la solicitud respectiva de autorización al titular de la información, para recolectar y tratar los datos, dando a conocer la finalidad para la cual se solicitan, utilizando para esto: medios escritos en los puntos de venta (Ibagué Carrera 4 C No. 30-10 ó en Neiva Av. Circunvalar No. 4-68); a través de correo electrónico abarrios@sinergiaq.com o ingresando a la página web www.sinergiaq.com que permitan la conservación de la prueba de autorización. VI. ÁREA RESPONSABLE Y PROCEDIMIENTO Administración es el área responsable de atender peticiones, quejas y reclamos que realice el titular de la información es. Procedimiento peticiones quejas y reclamos: El titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en la base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o quiera presentar una queja o reclamo, lo podrá hacer de lunes a viernes de 8:00 a.m., a 6:00 p.m., al correo electrónico abarrios@sinergiaq.com, así como también lo podrá hacer vía telefónica en el 270 03 05 (Ibagué), o radicarlo en la dirección Carrera 4 C No. 30-10 Ibagué-Tolima. La petición, queja o reclamo se puede formular ante el Responsable o el Encargado del tratamiento, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección de notificación y los documentos o pruebas que sirvan de soporte de los hechos. Si el reclamo está incompleto SINERGIA QUIMICA SAS., requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del documento para que lo complete. Si transcurren dos meses desde la fecha del requerimiento sin que se complete la información, se entiende que ha desistido. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una frase que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, la cual deberá mantenerse hasta que el reclamo sea resuelto. El término máximo para atender una reclamación es de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Procedimiento Consultas: Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos, sea esta del sector público o privado. La consulta se formulará por vía email al correo abarrios@sinergiaq.com y ésta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Responsable: El responsable y encargado del tratamiento de la información es SINERGIA QUIMICA SAS., identificada con el Nit: 813.005.938-5 ubicada en la ciudad de Ibagué en la Dirección: Carrera 4 C No. 30-10, Teléfono: 270 03 05 su correo electrónico es abarrios@sinergiaq.com VII. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN Todos los funcionarios de la compañía están comprometidos con la confidencialidad y seguridad para una manipulación adecuada de la información que recolectamos y almacenamos, razón por la cual en cumplimiento de los presupuestos legales sobre el tema, SINERGIA QUIMICA SAS., está comprometido a desarrollar y aplicar un correcto uso y tratamiento de los datos personales contenidos en sus bases de datos. Pese a lo anterior, la transferencia de información a través de internet no es 100% segura ni se puede garantizar completamente su confidencialidad, por lo tanto el cliente y/o usuario asume el riesgo que ello implica, el cual acepta y conoce. Es responsabilidad del usuario disponer de todos los programas y medidas de seguridad en sus equipos o redes de navegación, pues no somos responsables de la información que se conozca por factores atribuibles al titular de la información, como por ejemplo, un virus. VIII. AUTORIZACIÓN Y CONSENTIMIENTO DEL TITULAR DE LOS DATOS SINERGIA QUIMICA SAS., requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular de los datos personales para el tratamiento del mismo, para lo cual se dispondrá de diferentes medios, entre los cuales está el documento físico, electrónico, sitios web o cualquier formato que permita la obtención del consentimiento mediante la manifestación de la voluntad inequívoca del titular, sus causahabientes y/o representante legal quienes deberán acreditar tal calidad. La autorización del titular para el tratamiento de sus datos personales será solicitada por SINERGIA QUIMICA LTDA., previamente al tratamiento. La empresa conservará la prueba de la autorización otorgada por el titular, para lo cual dispondrá de archivos físicos y magnéticos los cuales se registrará la forma y fecha en la que se obtuvo. IX. ENTRADA EN VIGENCIA DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN La presente política de tratamiento de la información rige a partir del día 1 del mes de Octubre del año 2016 y se mantendrán vigentes mientras sea necesario para las finalidades establecidas por la ley y descritas en el documento de autorización para el tratamiento de datos personales.

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